Pensamiento Lean: El juego que puede reducir costos y mejorar la eficiencia operacional en tu empresa

El experto en producción y gestión, Henry Quesada, explica cómo un simple juego de Lean Manufacturing puede ayudar a tus trabajadores a ver cómo pueden hacer un mejor trabajo e impactar en la producción, el control de calidad y el costo operacional.

Así como los niños aprenden jugando, también lo pueden hacer los adultos. Cuando se trata de Lean Manufacturing y mejora de procesos, una estrategia comprobada para ayudar a los empleados a ver el valor en el pensamiento Lean es participar en juegos diseñados para imitar escenarios del mundo real. Conocidos también como juegos Lean, estos ejercicios usan la competición para ayudar a los empleados a reconocer los factores generales que pueden reducir los costos, afectar el control de calidad y, en general, hacer que el proceso sea más eficiente.

De acuerdo con Henry Quesada, PhD y profesor asociado de Virginia Tech, uno de los desafíos es lograr que los empleados vean el valor de estos ejercicios Lean. Quesada es un experto en Lean Manufacturing que trabaja por lo general con empresas de productos forestales para identificar los desperdicios y eliminarlos. Para ello, sigue un procedimiento donde educa a distintos grupos de empleados sobre desperdicios comunes en un entorno de fabricación. Luego les enseña acerca de herramientas básicas de Lean como 5S, control visual, estandarización, trabajo en equipo, Kanban y VSM. Finalmente, utiliza un juego básico de Lean, en el que demuestra cómo estas metodologías y principios se pueden usar en un escenario de fabricación real para eliminar los desperdicios.

El juego tiene dos o más compañías ficticias que compiten por alcanzar los mejores tiempos, la mayor calidad y los menores costos de producción. Cada compañía está compuesta por trabajadores en producción, un director de control de calidad, un ingeniero de materiales y un director general.

Quesada admite que “la competencia es una parte clave del ejercicio, porque los equipos siempre quieren derrotar al otro”.

Por ejemplo, se puede crear un aserradero ficticio con tres pasos básicos de trabajo: fabricación / aserrado, secado y empaquetado. Los empleados en realidad no están utilizando equipos, sino que están trabajando con papel para crear órdenes falsas. La idea es que tengan que producir un paquete de madera que tenga una cierta cantidad de unidades cada 90 segundos.

Tenemos estas tres estaciones de trabajo, y las aplicaciones se procesan en lotes de tres. La estación de fabricación implica doblar el papel que sigue un cierto patrón. Los trabajadores en la estación de secado colocan post-it en las cuatro esquinas de un trozo de papel para simular esta operación. La etapa final es el embalaje, en el que los pedidos completos se envían en sobres y los números de los clientes y los destinos se escriben en el exterior.

Los pedidos se agrupan en grupos de tres. Esos pedidos se entregan a un gerente de control de calidad para su inspección y sellado final. El auditor asigna un dado y cada vez que golpea un 1, esas órdenes individuales son inspeccionadas. Si se determina que una orden es incorrecta, se descarta y se considera un rechazo. De lo contrario, va al área de inventario terminado y espera la entrega al cliente.

Normalmente, la primera vez se ejecuta un ciclo de producción de 90 segundos 10 veces. Luego, este se detiene y se analiza. El número de pedidos entregados a tiempo se contabiliza, así como pedidos perdidos, rechazos y acumulación de inventario (materias primas, proceso de trabajo en proceso e inventario terminado). También se contabilizan otros costos, como los salarios de los empleados de espacio, personal y producción. Quesada comentó: «Este juego replica los entornos de producción en el mundo real y les ayuda a aprender a aplicar herramientas Lean antes, durante y después de trabajar para completar las órdenes. Cada vez que ejecutas una simulación, habrá mejoras «.

Al final de una serie completa de ciclos, se tabula la producción para ver qué equipo obtuvo un mayor beneficio, pudo entregar más pedidos, tuvo menos rechazos… El facilitador pide a los participantes que identifiquen maneras en las que pueden usar herramientas Lean para mejorar su rendimiento. Por ejemplo, ¿había alguna forma de organizar la estación de trabajo para maximizar la producción y reducir el desperdicio de movimiento? ¿El personal tenía elementos en el camino que reducían la velocidad de producción? ¿Hubo controles visuales para que fuese más fácil para los trabajadores saber qué hacer en cada estación? ¿Cuánto desperdicio había en la pila de inventario y cuál fue la causa de los errores?

Luego, se ejecuta una segunda serie de 10 ciclos, pero ahora las empresas tienen el desafío de entregar un pedido en 60 segundos en lugar de 90. En este paso se buscan las formas en que los trabajadores mejoraron corrigiendo los errores. ¿Se hizo esto con éxito en todos los ámbitos? A medida que las personas intentaban apresurarse y trabajar más rápido, ¿se cometieron nuevos errores?, ¿hay alguna mejor manera de poner el material para ayudar al flujo de producción?, ¿qué tal la comunicación sobre el tiempo durante los ciclos?

Hay trabajadores en cada estación. Además, el juego tiene un ingeniero de materiales para cada equipo. Esta persona es responsable de proporcionar materia prima a los trabajadores en cada estación, que se asegura de que los trozos de papel, post-its y sobres estén en las cantidades correctas. El auditor lleva a cabo un control de calidad al final del proceso. Un marcador de puntaje cuenta los totales de cada equipo al final de cada ciclo.

Entonces, ¿cómo se marca este puntaje? Todos los pedidos procesados cuentan para el puntaje. El inventario se resta. También hay un costo asignado a cada trabajador en un equipo. Por lo tanto, si se encuentra una forma de mejorar el control de calidad y no se necesita un inspector en una ronda posterior, eso está permitido. El marcador proporcionará actualizaciones periódicas sobre el tiempo cada 10 a 20 segundos, dependiendo del tiempo del ciclo.

En la tercera serie, podrás ver qué tan bien lo hacen los equipos si solo tienen 30 segundos en un ciclo. Algunas personas pensarán que es demasiado rápido, pero siempre querrás que los empleados vean cuánto pueden presionarse para llegar a un nivel más alto. En esta fase, los trabajadores pueden usar habilidades Lean de nivel superior para preparar su proceso y reducir el movimiento requerido para cada tarea. A veces, un facilitador ejecutará una cuarta y última serie para ver cómo los equipos pueden lograr la máxima producción en lapsos de 30 segundos.

Algunas compañías premiarán a los equipos ganadores con un pequeño obsequio, como un almuerzo gratis, entradas para el cine, una camiseta o estacionamiento reservado durante un mes. Al final de todas las competiciones de la serie, el facilitador utilizará el juego como una manera de hacer que los trabajadores hablen sobre el entorno de producción que enfrentan todos los días y les solicitará información sobre cómo las herramientas o los conceptos que cobraron vida en el ejercicio se pueden usar en el proceso del mundo real.

Si los tiempos más rápidos los lograron los equipos que optimizaron las estaciones de trabajo de esa manera, ¿cómo podría aplicarse este concepto a una estación de trabajo real? Si se cometieron demasiados errores en los pedidos cuando los tiempos de ciclo se redujeron a 30 segundos, ¿qué se puede aprender en cuanto a establecer un buen ritmo de trabajo?, ¿cómo se puede traducir esto a una nueva plataforma automatizada?

Quesada afirmó que «estos juegos muestran a los empleados cómo todos los componentes de velocidad de producción, costo, fabricación, administración de inventarios y precisión de los pedidos trabajan juntos para lograr la mejor planta posible. Hacemos esto en un aula y no en la planta para que los empleados puedan realmente aprender los conceptos antes de tratar de aplicarlos a su entorno de producción real».

Los empleados aprenden a través de la competencia y el juego, y pueden darle una oportunidad al pensamiento Lean cuando de lo contrario podrían rechazarlo si se aplicaran primero a su trabajo real. Los juegos también ayudan a los supervisores a ver cómo los diferentes equipos trabajan juntos y se comunican. Quesada resumió esto afirmando que «estos ejercicios son importantes para que los trabajadores comprendan el verdadero valor de las herramientas y conceptos Lean».

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*Fuente: Pallet Enterprise.