El papel de la documentación de las expectativas en la sostenibilidad de la implementación de Lean

Imagina por un momento el siguiente escenario. Tu compañía y tú han implementado Lean durante los últimos 12 meses y las cosas están empezando a verse bien. Has empezado a definir los nuevos roles en cada nivel de la organización y cómo quieres que se ejecute tu nuevo sistema de producción. Tu desafío ahora es sostener las acciones Lean que has aplicado y continuar construyendo sobre ellas.

Si bien todos tienen una idea clara de cómo funciona cada proceso Lean, lo cual es muy importante, es realmente necesario documentar estos procesos y acuerdos.

Inicialmente, estos procesos documentados tienen un rol esencial como documentos de capacitación, pues de esta manera te aseguras de que todos estén en la misma página y tengan la misma comprensión de cómo encaja su función en el funcionamiento de su área y en el sistema de producción general.

El rol de cada persona es la clave para una implementación exitosa de Lean. La definición de roles con responsabilidades en cada nivel del sistema de producción también permitirá a la compañía desarrollar la responsabilidad de la aplicación de Lean, así como las métricas habituales de entrega, costo y calidad. También es necesario documentar la forma en que planeamos realizar un seguimiento de estos procesos a través de la auditoría y la verificación.

La documentación del sistema de producción Lean

Manual de área

El primer nivel de documentación es un simple manual de área, que estará bajo la propiedad del líder de equipo. Este documento se utilizará para recordarle al líder del área las tareas clave que debe realizar cada día y cada semana. También será útil para un miembro del equipo tomar el rol cuando el líder esté ausente.

Este documento también ayudará al equipo a comprender claramente cómo se desarrolló el área y, a medida que cambian las necesidades de producción, el manual se convierte en la línea de base para determinar si se necesita una revisión importante de la filosofía de área. A medida que llegan nuevos supervisores o gerentes de producción, estos manuales les ayudarán a comprender cómo funciona el área, quiénes son las personas dentro de esta y cómo se mide su productividad.

Manual de producción

Manteniendo el tema de la simplicidad, en lugar de tener un montón de manuales para supervisores, gerentes de producción, gerentes generales y cualquier otro nivel de administración que puedas tener, basta con un solo manual de producción que cubra todas estas funciones. Este puede ser el punto de partida de «cómo hacemos las cosas» en toda la producción y debe incluir cómo cada nivel de administración apoya a las áreas para permitirles alcanzar sus objetivos.

El manual de producción debe estar en una carpeta física, no oculto en una computadora, y la responsabilidad sobre el manejo de este está asignada al Gerente General.

Este manual también debe definir claramente todos los procesos de auditoría y revisión para los procesos y sistemas Lean, ya que la mejora continua en toda la empresa es responsabilidad de la administración y los líderes de área.

Como indicamos anteriormente, estos procesos de revisión pueden ser simples: solo has de reunir a todos y verificar qué partes están funcionando y qué ha cambiado; ¿Puede tu proceso definido hacer frente a los cambios actuales? Si es así, genial; si no, entonces se necesitan enmiendas.

Mientras revisas el rendimiento de los últimos 12 meses, reúne todas esas listas de piezas y planes de una página y colócalos en una carpeta para cada área. Desarrolla los manuales a lo largo del tiempo junto a las partes interesadas y mantenlos en un documento, revisándolos cada seis meses por lo menos. Y

Tómate el tiempo para revisarlos correctamente, especialmente cuando sientas que no tienes el suficiente, pues es cuando los sistemas Lean comienzan a probarse. Y estos sistemas necesitan tu apoyo para mantenerse al día, para que siempre puedas ver qué tan lejos has llegado en tu camino de Lean.

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*Fuente: TXM Lean Solutions.