Tres puntos clave para comenzar con la transformación digital

No hay duda de que la transformación digital en el sector manufacturero está cambiando la faz de la industria, y muchas compañías se sienten presionadas para evolucionar hacia la fábrica del futuro. Es un momento emocionante que promete importantes ganancias en cuanto a productividad, sin embargo, la perspectiva de la transición a registros, herramientas y procesos digitales es desalentadora para muchas empresas. Es por eso el mejor lugar para comenzar puede ser sorprendente: el papel. Para mejorar tu proceso de administración de registros, puedes comenzar por tus registros en papel.

Empieza por los registros de baja tecnología

Puede parecer contraintuitivo comenzar una transformación digital por un mejor manejo de los registros en papel, pero el enfoque tiene buen sentido comercial. Los nuevos sistemas y aplicaciones digitales como inteligencia artificial, aprendizaje automático e internet de las cosas tienen el potencial de multiplicar la cantidad de datos y registros que los fabricantes tienen hoy en día, lo que complica los desafíos de administración de registros que ya existen.

Es por esto que es vital que organices primero tus sistemas de registros de tecnología más baja, abordando los registros en papel antes de trabajar en los registros de complejidad tecnológica creciente.

Durante y después de la transición a herramientas y procesos digitales, los líderes empresariales aún necesitan acceso a registros en papel y la información importante que contienen estos documentos. Considera cómo respondería tu empresa a una solicitud de documentos I-9 para una auditoría de inmigración, o qué tan rápido podrías presentar la documentación relacionada con una acción legal o una consulta de un cliente.

A continuación encontrarás algunas formas de mejorar la administración de registros comenzando con los que has hecho en papel, mientras te encuentras en el camino hacia un entorno de fabricación completamente digitalizado.

Escanea los registros en papel y hazlo de la manera correcta

Los registros en papel ocupan espacio de almacenamiento en la fábrica, por no mencionar el tiempo de los empleados. Un estudio realizado por PwC encontró que la búsqueda de documentos desperdicia cerca del 20% del tiempo de los empleados y le cuesta a las compañías un promedio de 122 dólares por documento. La solución es escanear documentos digitalmente, pero hacerlo de manera que puedan clasificarse e indexarse de manera consistente para que se puedan encontrar de forma rápida. Recuperar y compartir documentos digitalmente no solo reduce los costos, sino que también mejora la seguridad de la información.

Establece políticas y procedimientos de gobernanza de la información

Al crear cualquier sistema nuevo, la consistencia es clave. Es por eso que el proceso de escaneo es un buen momento para establecer nuevas políticas de gobernabilidad de la información que aseguren que todos los datos se ajusten a un conjunto de estándares para aplicar metadatos e indexación que serán los mismos para los documentos existentes que para los nuevos documentos que aportarán los sistemas y herramientas digitales.

Muchos fabricantes recurren a consultores para ayudarles a diseñar un modelo de gobierno de la información que a menudo incorpora una solución tecnológica para automatizar la asignación de identidades únicas a los documentos, así como políticas y procedimientos que aseguran que el gobierno de la información se convierta en parte del nuevo flujo de trabajo normal para los departamentos de toda la organización.

Utiliza software de administración de registros para aumentar la eficiencia y reducir los costos y riesgos

Los registros escaneados se pueden almacenar de la manera más eficiente mediante un software de administración de registros, que garantiza que la información esté contenida en una ubicación centralizada que sea fácil de acceder para los empleados autorizados y que sea segura. Los documentos se pueden cifrar tanto en reposo como en tránsito, y puedes controlar si los documentos con imágenes se pueden editar, imprimir o descargar. El sofisticado software de administración de registros de hoy también ofrece requisitos de contraseña sólidos y autenticación de dos factores para proteger su información más valiosa y sensible, al mismo tiempo que proporciona una cadena auditable de acceso y propiedad.

Existen muchas otras razones para centrarte en apuntalar o crear nuevos procesos de administración de registros a medida que integras más herramientas y tecnologías digitales en tu negocio de fabricación.

Desde el cumplimiento de regulaciones cada vez más complejas, hasta la reducción de la exposición al riesgo de auditorías, el cumplimiento de los requisitos de retención y destrucción de registros, la pérdida de registros en papel por desastres naturales, ahora es el momento de mejorar la administración de registros a partir del papel. Si bien esto puede no parecer tan emocionante como la última aplicación de Inteligencia Artificial para las fábricas, sus dividendos son valiosos en gran manera para tu negocio a largo plazo.