Cómo implementar un sistema ERP en tu empresa y sacar el mayor provecho

Dentro de la fabricación moderna, una de las inversiones más importantes que los empresarios hacen está en un sistema de software para la gestión de su negocio. Por lo general, esto se traduce en un sistema de planificación de recursos empresariales, o un sistema ERP, por sus siglas en inglés.

Sin embargo, a pesar de la alta inversión en este tipo de sistemas, a menudo los proveedores de software encuentran que los usuarios no están satisfechos y catalogan al sistema como un mal necesario, en lugar de considerarlo una herramienta que brinda un mayor beneficio a la compañía.

Antes de comenzar, ¿qué es un sistema ERP?

La manera más sencilla de explicar un sistema ERP es definirlo como la base de datos que registra las transacciones operativas del negocio. Los procesos realizados en áreas como ventas, producción e inventario se documentan y actualizan a medida que se van llevando a cabo. Por lo general, el sistema se integra de forma directa a las cuentas de la empresa, reduciendo la doble entrada de datos y proporcionando información contable actualizada. En algunas ocasiones, el sistema también registra el costo de las tareas de producción y genera indicadores clave de rendimiento (KPIs) para el negocio.

La función de planificación de los materiales, o MRP, que está integrada a la mayoría de sistemas ERP, va algunos pasos más allá y está diseñada para convertir, de forma automática, un pronóstico de demanda futura en requerimientos para la producción, el trabajo en progreso y la gestión de materia prima. Es importante destacar que, si bien tu negocio puede requerir un sistema ERP, es posible que no tengas que usar la función de MRP.

¿Por qué las empresas necesitan un software de gestión?

La mayoría de las compañías comienzan por un sencillo paquete de software contable. Sin embargo, aunque estos paquetes son fáciles de usar y proporcionan un alto valor, tienen sus limitantes. Muchos procesos terminan siendo gestionados en hojas de cálculo en papel, y con frecuencia se requiere transferir posteriormente una gran cantidad de datos operativos al sistema contable, lo que deriva en reproceso y desperdicio.

Hacer un seguimiento de los costos y garantizar que los productos se realicen dentro del presupuesto es vital en la fabricación. Para lograrlo, se requiere un sistema que registre el consumo de mano de obra y materiales en contraposición con los trabajos individuales y los compare con las cantidades presupuestadas.

¿El sistema ERP puede mejorar la planificación de la producción y los tiempos de entrega en tu planta?

Un sistema ERP no va a mejorar por sí solo el modo en que tu planta satisface las necesidades de tus clientes. Si tienes problemas con la planificación y la entrega a tiempo, lo único que vas a lograr al incorporar software es automatizar el caos.

La recomendación es que primero hagas un mapa del flujo de valor y de los procesos en tu cadena de suministro para encontrar la causa raíz de tus problemas, para luego implementar un mapa de estado futuro que te ayude a solucionarlos. Las técnicas Lean simples de visualización, como los Kanban y las cajas de nivelación de carga, suelen ser más efectivas y receptivas que los complejos sistemas de programación basados en software.

Cómo determinar lo que tu planta necesita

El primer error que cometen muchas empresas es que no logran resolver lo que realmente necesitan o, en particular, lo que no necesitan por adelantado. Como resultado, permiten que los proveedores de software sean quienes especifican los módulos que recibe la empresa. En este punto, hay un conflicto de intereses obvio, que se traduce en que la mayoría de las compañías terminan comprando sistemas que son más complejos y costosos de lo que necesitan.

Por esta razón, es importante que te tomes el tiempo de mapear sus procesos y anotes exactamente cuál es tu problema y qué deseas que haga el software. Si no necesitas un módulo, no lo compres, siempre puedes agregarlo más tarde. Si recibes asesoría externa, asegúrate de que el consultor sea independiente de cualquier compañía de software. Al igual que la planificación financiera, las comisiones están muy extendidas en el negocio de consultoría de software, lo que quiere decir que puedes obtener el sistema que el consultor quiere que compres en lugar del que sea mejor para tu empresa.

Es sorprendente la cantidad de variedad de paquetes de software disponibles en el mercado, y has de tener en cuenta que el precio no siempre es una guía de calidad y efectividad. Por lo tanto, usa tu red y pregunta. Por lo general, los grupos industriales pueden conectarte con fabricantes no competidores que compartirán su experiencia. Sé claro con lo que quieres y tómate el tiempo para seleccionar el producto que sea el más adecuado para tu negocio.

Cómo hacer la implementación del sistema ERP correctamente

La primera regla de implementación del sistema es que cuanto más complejo sea este, más difícil será aplicarlo. Por lo tanto, como mencionamos anteriormente, evita que te vendan software de más y busca solo lo que necesitas. Muchos sistemas son modulares y te permiten expandir el sistema a medida que tu negocio crece en tamaño y complejidad.

Luego, asegúrate de que los datos que ingreses al sistema sean precisos. Si tus rutas, listas de materiales, datos de clientes y materiales son incorrectos, las salidas del sistema también lo serán. Es posible que los datos que crees correctos no estén actualizados y que tu equipo los esté «arreglando» fuera de línea, así que tómate el tiempo de verificar todos tus datos para asegurarte de que sean correctos.

Dedica tiempo a la planificación y garantiza los recursos suficientes para la implementación. La razón por la que muchas empresas están satisfechas con su sistema de gestión empresarial radica en que se han tomado el tiempo para seleccionar el software adecuado para su negocio y planearon y llevaron a cabo su implantación a fondo.

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Fuente: TXM.