Cómo el método Kanban puede beneficiar a tu negocio sin importar su tamaño

Para las empresas, sobre todo si apenas comienzan, la filosofía Lean es, quizá, la única manera en la que pueden mantenerse competitivas. Después de todo, mientras más esbelta sea la operación, mayor capacidad tiene el negocio de adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado. Esto sin duda les da una ventaja en el momento de competir contra compañías más grandes y que, a menudo, cuentan con más recursos financieros.

Hay muchas maneras en las que las empresas pueden seguir siendo efectivas mientras aplican los principios de Lean. Una de ellas es el método Kanban, que es un modo de visualizar tareas y organizar proyectos en cantidades manejables. A continuación profundizaremos más en el asunto y por qué Kanban es un gran método que puede brindar un montón de beneficios a tu negocio sin importar su tamaño.

Antes de comenzar, ¿qué es el método Kanban?

Si nunca has escuchado hablar de este concepto, el método Kanban es un enfoque que, como mencionábamos hace un rato, permite visualizar tareas y rastrear su respectivo progreso. El centro del método es el tablero Kanban, que divide el progreso de las tareas en tres categorías: Solicitada, En Proceso y Terminada. En algunos casos, estas tres categorías se pueden expandir para añadir etapas adicionales, como En Revisión e Historial.

Este método es perfecto para aquellas empresas y negocios pequeños que están tratando de ser más efectivos. Ya que el método Kanban no se apoya en roles específicos o lapsos estrictos para la gestión de tareas, puede abordar los desafíos que enfrentan las organizaciones con una mayor flexibilidad.

Kanban desde diferentes áreas del flujo de trabajo

Esa flexibilidad se puede ver en la forma en la que el método Kanban se puede adaptar a cualquier área del negocio. Si apenas estás comenzando, puedes usar un tablero Kanban en línea para organizar las tareas de un departamento en específico. Por ejemplo, en el área de ventas, puedes distribuir labores como la generación de leads y los procesos de venta y monitorearlos de un modo meticuloso.

El método Kanban también funciona en procesos productivos. De hecho, muchas compañías fabricantes lo utilizan para optimizar sus líneas de producción. A través de su aplicación se puede establecer un nivel óptimo de productividad, basado en factores como el costo y la demanda del mercado.

Por otra parte, el método Kanban también puede ser implementado en proyectos internos. Las herramientas de tablero Kanban en línea disponibles hoy en día permiten a los miembros del equipo permiten reportar el progreso y proporcionar información detallada sobre las tareas que están realizando, todo esto en tiempo real. El resto del equipo puede hacer seguimiento del progreso de cada quien, lo que lleva a que el proyecto se potencie en su totalidad.

Simplicidad

La verdadera fuerza del método Kanban radica en su simplicidad. Puedes empezar a implementarlo solo utilizando un tablero en físico y notas adhesivas. Eso sí, los tableros digitales son mucho más efectivos. No tienes que preocuparte de que los Post-It se caigan del tablero o no poder monitorearlo todo con detalle.

Mientras que el método es sencillo en sí mismo, los tableros Kanban te brindan una capacidad increíble de controlar tus tareas. Incluso, puedes ver el historial completo de tus tareas completadas y obtener mucha información a partir de los detalles disponibles. Cuando necesitas planear tus tareas futuras, por ejemplo, el historial te puede ser de gran valor y potenciar tu precisión.

Flexibilidad

Otra razón por la que el método Kanban es tan popular es su flexibilidad. Ya hemos discutido cómo puede ser utilizado en diferentes departamentos para diversos propósitos. Sin embargo, la metodología lleva la flexibilidad al siguiente nivel al permitir la personalización.

Digamos que estás utilizando el método Kanban para optimizar tu equipo de ventas. No tienes que apegarte al 100% al formato de tres etapas (Pendiente – En Progreso – Terminada) que ya hemos visto para monitorear tus tareas. En ventas, puedes ajustar el tablero delineando etapas como Prospección de Lead – Propuesta a Lead – Negociación. Luego, todo lo que tienes que hacer es añadir los leads generados al tablero para empezar a monitorear su progreso.

La falta de la necesidad de definir roles específicos es otra gran ventaja en términos de flexibilidad del método Kanban. Cada miembro del equipo puede ver el panorama general, lo que significa que todos pueden contribuir al proyecto de manera más efectiva sin tener que depender de un propietario del producto o un gerente de proyecto como la única fuente de información.

El panorama general

Hablando de ver el panorama general, el método Kanban te permite dar un paso atrás y obtener una visión clara de cómo va el negocio en cualquier momento. No es raro que las pequeñas empresas se sientan abrumadas cuando hay tantas tareas por hacer. El aspecto visual de tu tablero Kanban te permite evitar esa sensación.

Kanban también te permite controlar la carga laboral que manejan tus equipos comerciales. Puedes ver, con gran detalle, qué funciones de la empresa se están tensando. De este modo, la próxima vez que tengas los recursos para reclutar nuevos empleados, ya sabrás exactamente qué equipos deben fortalecerse.

Una última ventaja de poder dar un paso hacia atrás es una mejor planificación. Con una visión general clara de las tareas, y del negocio en general, puedes planificar mejor y anticipar posibles problemas mucho antes. Menos problemas imprevistos significan menos riesgos para el crecimiento y el éxito a largo plazo de tu negocio.

En el mercado actual, estas ventajas son factores clave que determinarán si tu empresa es lo suficientemente competitiva como para enfrentarse a las grandes corporaciones.

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Fuente: My Frugal Business.