Cinco herramientas que te pueden ayudar a construir la cultura Lean de tu empresa

Las expectativas claras de comportamiento y un plan para evaluarlas te pondrán en el camino correcto hacia una cultura Lean exitosa.

Las organizaciones obtienen más valor de sus inversiones en Lean cuando este se trata de comportamientos, no solo de herramientas. Por eso es importante que demos forma a nuestra cultura Lean, y de igual forma, necesitamos un mecanismo para medir si lo hemos hecho de manera efectiva.

En otras palabras, si vamos a hacer mejoras a través del ciclo Deming, o PDCA, tenemos que evaluar la eficacia de nuestro plan.

Estos cinco elementos esenciales pueden ayudarnos a establecer un sistema de gestión para medir y mejorar nuestra cultura empresarial.

Establece expectativas claras respecto al comportamiento

Con el fin de evaluar el éxito de nuestra cultura, necesitamos tener la capacidad de hablar de forma efectiva acerca de sus comportamientos inherentes. A menudo, vemos líderes que buscan construir una cultura Lean, pero es un concepto tan genérico que a la larga no significa nada.

En lugar de enfocarnos en objetivos, deberíamos poner nuestra atención en los comportamientos. Por ejemplo, la eliminación del desperdicio es un objetivo, pero un comportamiento adecuado relacionado a este es la tolerancia cero al desperdicio que nos impulsa a actuar. La resolución de problemas es una herramienta, pero el comportamiento que vale es la búsqueda de causas y efectos.

Es difícil responsabilizar a alguien y medir su progreso si no tenemos expectativas claras. Hemos de asegurarnos de que los comportamientos definidos como aceptables se puedan observar para que podamos ver quién los tiene y evaluar su nivel de éxito.

Ten un plan de cambio de comportamiento a la mano

Por lo general, las organizaciones tienen un plan para cualquiera de sus procesos, por lo que no está mal afirmar que deberían contar con uno para llevar a sus colaboradores hacia un cambio en la cultura. Para construirlo, debemos crear nuevas experiencias, desde la forma en que nuestros líderes gastan su tiempo hasta en cómo reaccionan ante los problemas.

Observa los comportamientos

Los líderes deberían observar los comportamientos de los miembros de sus equipos de forma regular para determinar si el cambio en la cultura está funcionando como se espera. Sin embargo, necesitamos más que observaciones de modo individual, que pueden estar muy sesgadas. La clara articulación de los comportamientos esperados proporciona una alineación entre diferentes líderes que realizan observaciones independientes. Estos también deben unirse para compartir y alinear sus observaciones en una conclusión integral y discutir posibles acciones.

Además, un líder que participa activamente en la tarea no debería estar haciendo la observación de dicha tarea. Para llegar al punto, daremos el siguiente ejemplo: a muchos entrenadores de fútbol les encanta participar en el juego. Es divertido, y pueden mostrar sus habilidades. Sin embargo, cuando están jugando, no están observando. Se están perdiendo de algo sin importar lo primordial que sea para ellos.

Lo mismo ocurre en nuestras organizaciones. Si participamos en los procesos, reuniones o tomas de decisiones, nos es muy difícil enfocarnos en la observación.

Realiza una evaluación organizacional

Las evaluaciones son esfuerzos facilitados y organizados para medir el alcance de Lean en una compañía que pueden proporcionarnos muchos conocimientos sobre una posible falta de soporte de gestión y desalineación de las métricas.

Sin embargo, también tienen algunas limitaciones, centrándose de manera inherente más en las habilidades y los procesos que en la cultura; por otro lado, pueden ser muy invasivas, ya que debemos mirar «debajo del capó» para reunir datos suficientes que nos permitan sacar conclusiones creíbles y procesables.

Una vez concluya la evaluación, necesitamos crear un plan de acción claro y comunicarlo a los participantes.

Usa una encuesta de evaluación

En lugar de limitar los puntos de observación a unas pocas personas, lo que puede llevarnos a sesgos potenciales, ¿por qué no usar las observaciones de todos? Las encuestas en las que se utilizan grandes montos de muestra tienden a reducir el sesgo de observación y minimizar la invasividad de una evaluación.

Debido a la complejidad e importancia de una encuesta de este tipo, es recomendable el uso de un experto externo con experiencia para diseñarla, ejecutarla y garantizar el anonimato para obtener información que sea lo suficientemente específica como para usarla.

La encuesta debe tener una idea del papel del encuestado en la empresa, porque todos tienden a pintarse a sí mismos con la luz más positiva. Hemos de encuadrar las preguntas menos en torno a la introspección u opinión de los encuestados y más a su propia experiencia.

Las metodologías de encuesta correctamente diseñadas y ejecutadas pueden proporcionarnos datos normalizados de período a período, lo que nos da una mejor idea de si estamos progresando o no. También pueden proporcionarnos datos específicos y subjetivos que pueden ayudarnos a comprender mejor las causas por las que la nueva cultura empresarial está echando raíces o no.

Una vez tengamos claro si nuestra cultura está funcionando o no, podemos ajustar el plan y mejorarlo para lograr nuestros objetivos.

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*Fuente: Industry Week.