Cinco pilares para construir una base sólida antes de implementar Lean en tu empresa

Vamos a plantearte dos escenarios. En el primero, estás planeando implementar Lean en tu lugar de trabajo, pero no estás seguro de por dónde debes comenzar. En el segundo, has experimentado algunos problemas en tus intentos pasados o actuales de aplicar Lean en tu empresa, y estás tratando de averiguar por qué no has obtenido los resultados que esperabas. Cualquiera que sea tu caso, este artículo puede serte de gran utilidad.

En este post vamos a mostrarte cinco de las mejores maneras en las que puedes preparar tu negocio antes de implementar Lean, y más importante, ajustarlas para que tengas el mayor de los éxitos. El universo de la ideología Lean puede ser confuso, sobre todo por lo extremadamente técnico de su naturaleza, por lo tanto, es necesario que mientras lo aprendes no te sientas abrumado por la incertidumbre sobre lo básico. Aquí encontrarás algunos métodos que te ayudarán a construir una base sólida para tus esfuerzos por implementar Lean incluso antes de que comiences a hacerlo.

Conoce lo que tu negocio y tu equipo hacen bien y lo que no

En la vida, se nos dice a menudo que nos desafiemos, lo que nos empuja a probar cosas nuevas. Así como este consejo puede ayudarnos a crecer en nuestro ámbito personal, es también la columna vertebral de la mejora continua. En este orden de ideas, tendrás que empezar a sentirte cómodo concentrándote en solucionar tus áreas problemáticas hasta que se vean mejor.

En un movimiento contrario a lo que la intuición te dicta, en algún momento tendrás que dejar de concentrarte en lo que falla en tu negocio para centrarte en las habilidades positivas que tu personal ya posee. Haz un inventario de tus trabajadores, especialmente aquellos en administración y/o cualquier persona que participe directamente en proyectos de mejora Lean. Comienza a pensar en las habilidades que cada uno de ellos tienen. Para construir este primer pilar, has de crear un inventario de habilidades de quienes estarán involucrados en tus proyectos Lean. Comparando este inventario con los problemas observados, las soluciones empezarán a presentarse naturalmente por sí mismas.

Conoce cuáles herramientas se ajustarán mejor a tu negocio y tu personal

El siguiente pilar se basa en el primero, querrás usar la información que has recolectado, en la que has pensado antes de empezar a construir tu propio paquete de herramientas Lean. Esto será una lista o un inventario mental de las estrategias Lean más utilizadas en tus proyectos de mejora continua.
Por ejemplo, algunos negocios que identifiquen las mejoras en su organización como su necesidad más grande buscarán implementar estrategias de orden y mantenimiento como las 5S. Para aquellos que determinen que necesitan trabajar en reducir la sobreproducción o el desperdicio en físico podría ser más adecuado poner estrategias como «Kanban» en su caja de herramientas. Por supuesto, con las necesidades cambiantes y los avances en la industria siempre puedes cambiar tus métodos de preferencia, pero es muy importante que tengas un marco de referencia básico para la solución de problemas, en lugar de buscar una herramienta Lean al azar cuando un proyecto se presente por sí mismo.

Escoge la estrategia para seleccionar tu proyecto

Es tan importante identificar las herramientas que utilizarás para resolver problemas como averiguar la manera en la que vas a identificarlos en primer lugar. Si estás usando Gemba Walks en el área de trabajo, una estrategia visual como los diagramas de flujo o VSM, o simplemente «mirando alrededor», terminarás con una sobrecarga de rutas posibles, lo que a menudo lleva a una gran cantidad de nada.

Cuando averigües cómo vas a identificar en primer lugar las áreas de tu negocio que más necesitan ser mejoradas, es importante notar que no es perentorio que las estrategias que vas a utilizar sean oficialmente parte de Lean, o que tengan un nombre pomposo. Si obtienes una mejor calidad de información cuando charlas de forma semanal con cada uno de tus empleados, continúa haciéndolo. Si prefieres usar los libros de tu compañía como un punto de inicio para identificar áreas problemáticas potenciales, también está bien. Mientras que tus sospechas puedan ser confirmadas con hechos antes de que tomes acción, cualquier proceso de identificación de incidencias es válido.

Conoce lo que realmente necesitas antes de pedirlo

Este pilar está pensado principalmente para ayudarte en tus interacciones con la administración y otras personas cuyas decisiones influyen en tus proyectos, tanto los que realizas como los que no logras llevar a buen término. Un error común que cometen los nuevos practicantes de Lean es identificar un problema y emparejarlo con una solución adecuada para después asumir que el conocimiento que ya tienen es todo lo que necesitarán para llevar a cabo el esfuerzo hasta terminar.

Algo importante que has de tener en cuenta es que cada acción que realices de Lean tiene su reacción, así que pedir algo de espacio para realizar un proyecto en específico involucrará todo tipo de factores extra, como cambiar los turnos de tus trabajadores de manera temporal, desplazar a otros empleados o interrumpir la producción a corto plazo. Ningún director desea ser sorprendido por este tipo de cosas a la mitad del proyecto solo porque no las mencionaste, e incluso no las consideraste desde el principio. Es mejor tener claridad y saber lo que necesitas desde el primer momento.

Ten un plan que involucre a las personas

El cuarto pilar es una transición perfecta al quinto, ya que en ambos están envueltas las personas a las que tus proyectos afectarán. Los planes que involucran a las personas se tratan en gran manera de aprender a comunicarte de una forma efectiva con aquellos que tienen diferentes antecedentes y niveles de educación que tú con respecto a Lean.

¿Recuerdas que hace un momento te mencionamos la importancia de ser claros y hablar de frente en cuanto a los requerimientos que tendrán nuestros proyectos? Comunicar estas necesidades es complicado por el hecho de que solo es efectivo si la persona a la que le estás hablando realmente entiende lo que le estás diciendo.

Haz que las palabras y las frases que utilizas sean fáciles de entender, piensa en cómo los conceptos de Lean te fueron explicados en primer lugar, pues lo que pareciera ahora que sabías desde siempre alguna vez fue para ti un término totalmente desconocido, y tu posición te forzará de manera constante a que lo entiendas.

Por supuesto, cuanto más avances, en la cultura general de tu lugar de trabajo existirá un mayor conocimiento acerca de las necesidades, herramientas y terminología relacionada con estrategias de mejora continua. Solo asegúrate de no dar el salto y asumir que has alcanzado este equilibrio o consenso antes de haberlo hecho realmente.

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*Artículo basado en el original publicado por Lean News.