Cómo anticiparnos a los desafíos más difíciles de la implementación de Lean

Imaginemos la siguiente situación. Ya ha pasado algún tiempo desde que empezaste con tu implementación de Lean. Ya pasaste de lo básico. La experiencia desde el comienzo, y en lo sucesivo, ha sido de mucho aprendizaje, tanto para tu compañía como para ti, has alcanzado un gran nivel de mejora en la planta y en la oficina y has desarrollado una estrategia que te ha proporcionado un mapa de ruta para tu empresa. Los logros que has conseguido gracias a tu dedicación ya te permiten sentirte orgulloso.

Sin embargo, aún queda mucho por hacer. La buena noticia es que muchas compañías que se han adelantado en el camino te lo han hecho más sencillo, es entonces momento de tomar ventaja de su sabiduría y experiencia.

En tu camino hacia Lean, has de enfrentar algunos desafíos predecibles, ante los cuales puedes anticiparte antes de que detengan tu andar. Mientras mejor preparado estés, podrás minimizar o evitar sus efectos de una manera más fácil.

No necesitas reinventar las ideas de mejora o los principios básicos de Lean. Todas las compañías que han estado en este proceso antes que la tuya te dan un conjunto de conocimientos bien establecidos, por lo que puedes aprovechar las iniciativas existentes y adaptarlas a tu operación. Tienes la oportunidad de aprender de otros, bien sea a través de libros, conferencias o evaluaciones comparativas, así como del trabajo de campo con tus clientes y proveedores.

Cuatro de los desafíos más difíciles en la implementación de Lean

Ahora sabes que cualquier camino hacia Lean estará lleno de desafíos. De hecho, habrás podido experimentar algunos de estos durante un Evento Kaizen, mientras que tu cliente esperaba productos, cuando dos o más líderes tuvieron fuertes desacuerdos sobre dónde invertir los recursos de mejora, o cuando tus trabajadores llegaron a pensar que la nueva forma de medir las métricas era un castigo en lugar de la base para la mejora continua.

Lo sabemos, en este momento tienes muchos desafíos a tener en cuenta, pero aquí te presentamos cuatro de ellos, con los que tendrás que enfrentarte en algún punto. Puede que te parezcan muy básicos, sin embargo, han hecho tropezar a compañías aparentemente muy sólidas.

La tendencia a ir hacia atrás

A veces, parecerá que tienes una banda elástica gigante unida a la parte trasera de tu organización. Gran parte del progreso que estás logrando se verá contrarrestado por la sensación de que la banda elástica está tratando de llevar a la organización al lugar donde comenzó, y algunas personas estarán animándola para que lo logre.

El retroceso se puede evidenciar de formas muy diferentes, a veces es muy leve, otras muy fuerte. De cualquier manera, esto puede hacer que obtener mayores ganancias y mejoras sea muy difícil.

Una vez estés en el camino hacia la mejora continua, tu personal necesita enfocarse y mostrar mucha fortaleza mental para mantener el rendimiento que ya se ha alcanzado. Si empiezan a ralentizar o el sentido de urgencia se desvanece en ellos, corres el riesgo de ir hacia atrás. Debes pararlo en cuanto lo empieces a notar, pues puede ser contagioso.

Complacencia

Esto empieza a configurarse una vez hayas obtenido algo de éxito y las operaciones mejoradas se convierten en la rutina. A las personas les comienza a faltar ese sentido de urgencia del que hablábamos hace un momento para mejorar, porque creen que ya lo hicieron. Cuando sienten que ya llegaron a su punto máximo de mejora, la complacencia se vuelve la tendencia. La falta de comunicación efectiva, intercambio de métricas y comprensión general sobre el ritmo y la dirección de la mejora puede ser una receta para la complacencia.

Uno de los cinco principios Lean en el libro de Womack y Jones, Lean Thinking, es la búsqueda de la perfección. Los autores sugieren que si te mantienes buscando la perfección, esta siempre estará fuera de alcance. El objetivo debe ser continuar mejorando. La búsqueda de la perfección no debe considerarse una meta frustrante, sino algo noble que nos mantiene yendo hacia adelante para ser más efectivos y competitivos. No hay espacio para la complacencia cuando persigues la perfección.

Nada es estático

El sector manufacturero está lleno de giros y vueltas, por lo que es poco realista esperar que el camino hacia Lean sea diferente, es decir, algo estático. Por más que hagas planes teniendo en cuenta todas las posibilidades, algo te sorprenderá. Puede ser un nuevo cliente con expectativas muy diferentes a las acostumbradas, equipo que deja de alcanzar los requerimientos mínimos o una nueva locación. Cualquier cambio puede hacer que tus logros se vuelvan algo obsoleto.

Por ejemplo, has mejorado los procesos dentro de un área de fabricación particular. Basado en tu análisis de flujo, has organizado el equipo en celdas en forma de U para optimizar la ubicación de tu prensa plegadora, la utilización de la máquina de soldar y el despliegue del personal en planta. Aunque no es del todo perfecto, el flujo es bueno, la operación está equilibrada y las métricas demuestran una mejora.

Entonces, la demanda de los clientes baja en un 50%. Obtienes una nueva cuenta con un nuevo producto, y te parece que tiene más sentido hacer que ese nuevo producto fluya a través de la celda con capacidad abierta. Aún así, el nuevo producto tiene una secuencia diferente, dos operaciones adicionales y tiempos de ciclo 150% mayores que el producto anterior. La solución será rediseñar las celdas y los procesos para acomodar ambos productos. Luego puedes dar gracias a Dios por la flexibilidad.

Cuando una persona clave dentro de la cadena de valor se va

Si el éxito de tu implementación de Lean depende en gran manera de una sola persona, corres el riesgo de descarrilarte. A veces los líderes piensan que la compañía cuenta con varias personas clave dentro de la cadena de valor, cuando, de hecho, el buen funcionamiento de esta recae solo en una, y los demás solo le acompañan.

Cuando la persona clave se va por cualquier razón, alguien tendrá que tomar su lugar. Pero si una buena comprensión de Lean no está fuertemente integrada en el negocio, podría suceder que la nueva persona simplemente desecha todos estos esfuerzos previos y comienza de nuevo a su manera.

Para evitar esto, distribuye el riesgo capacitando y apoyando a tantas personas como puedas. Si se comprende el conjunto de conocimientos de Lean desde la oficina hasta la planta y tus empleados están verdaderamente entrenados para liderar dentro de sus áreas de influencia, entonces que una o dos personas se vayan tendrá un efecto mínimo.

La importancia de mantener el impulso

Siempre te enfrentarás a desafíos en cualquier punto de tu camino hacia Lean. Tu objetivo debe ser proporcionar al personal dentro de tu organización el nivel apropiado de comprensión de Lean para que puedan ajustarse a cualquier situación que tengan que encarar.

Si has invertido mucho en tu implementación de Lean, trata esa inversión como lo harías con cualquier otra. Protégela, nútrela y mantén el impulso. De este modo, podrás esperar que siga proporcionándote los resultados que te permitirán financiar los próximos esfuerzos de mejora.

Mejor aún, haz que Lean sea una máquina para la mejora perpetua de tu empresa. Si haces esto, ninguno de estos desafíos difíciles te impedirá alcanzar un gran éxito.

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*Fuente: The Fabricator.