Cómo diseñar una estructura organizacional eficaz y obtener los mayores beneficios

Observar muchos negocios en crecimiento es como ver niños pequeños jugando fútbol. Todos están agrupados alrededor de algo, enfocados en solucionar la “incidencia importante del día”. En términos deportivos, no quitan el ojo del balón, lo que le da la oportunidad al competidor de hacer gol.

Lo ideal sería que las personas dentro de las empresas pudieran simplemente organizarse y resolver lo que tienen que hacer. De hecho, en negocios muy pequeños, esto es lo que sucede. Los trabajadores intervienen y hacen lo que es necesario.

Sin embargo, a medida que las organizaciones crecen, necesitan definir una estructura, y roles dentro de la misma. ¿Cuáles serían los aspectos a considerar para desarrollar una estructura organizacional efectiva para tu negocio? A continuación encontrarás cinco puntos clave que has de tener en cuenta para este fin.

Empieza por tu cadena de valor

Esto es probablemente algo inesperado como primera recomendación, sin embargo, mapear tu mapa de valor es un buen punto de inicio. Esto quiere decir que has de desarrollar un mapa que detalle de inicio a fin la elaboración del producto y los flujos de información involucrados para conducirlo a través de tu negocio.

Cuando despliegues este mapa de flujo de valor, lo que se conoce en Lean como Value Stream Mapping o VSM, te darás cuenta que los roles de las personas clave para cada paso son más claros. La ventaja de empezar por esto es que así se alinea tu organización a tu consumidor final, resaltando la manera en la que tu equipo y tú crean valor para tus clientes.

Diseña un organigrama

Esto puede parecer obvio, pero es sorprendente la cantidad de empresas que no cuentan con un organigrama. El simple hecho de hacer un mapa de tu organización en papel puede resaltar los roles y desequilibrios superpuestos o duplicados en los recursos, lo que te forzará quizás a empezar a tomar decisiones respecto a quién hace qué.

Un tip clave que puede ayudarte a desarrollar tu organigrama es tratar de diseñar primero el que sería tu organigrama ideal, basándote en lo que encontraste en tu mapa de flujo de valor. Luego encaja las personas que tienes en el organigrama. Por lo general, los nuevos roles y la gente que ya trabaja contigo se alinearán con bastante facilidad. También puedes resaltar los roles que faltan o los desajustes entre las habilidades que tienes en tu organización y las que necesitas. Esto puede ser un foco para la futura capacitación y reclutamiento.

Calcula el alcance del control adecuado

El alcance del control es el número de personas que se reportan a cada uno de los líderes dentro de tu organización. Existen muchas investigaciones respecto al nivel óptimo de control. El consenso general es que el número ideal de empleados que reportan directamente al líder es de seis o siete. En puestos más altos este número puede incrementar un poco, de siete a doce.

Si el alcance del control se incrementa demasiado, los líderes no cuentan con el tiempo suficiente para apoyar a cada miembro de su equipo. Y con frecuencia vemos supervisores con 20 personas reportándoles directamente, lo que causa que se pierda mucho tiempo esperando el soporte del líder. La moral disminuye porque a las incidencias no se les hace el debido seguimiento, y el personal siente que las cosas no mejoran. Además, la supervisión de asuntos clave como la seguridad deja de ser la adecuada.

Ahora, si el alcance del control es demasiado estrecho, los líderes se vuelven ineficaces. En el peor de los casos, vemos líderes con una sola persona reportándoles directamente. Y a veces, el líder depende de esa persona para todo lo que quiera hacer. Los estrechos alcances de control también conducen a estructuras organizacionales demasiado altas que aumentan los gastos generales e impiden la comunicación.

Tómate el tiempo de redactar la guía de ruta para cada puesto de trabajo

Lo sabemos, esta puede ser una tarea tediosa, sin embargo, redactar la descripción de cada trabajo te ayuda a definir lo que quieres que la persona que llene ese rol aporte a tu organización. Toma en consideración los objetivos y resultados esperados para ese rol, así como una lista de las principales tareas y responsabilidades de ese empleado.

Al definir la descripción del trabajo, has de pensar en las personas que requieres para ocuparlo, las habilidades que necesitan poseer y cómo se relacionan con otras áreas de trabajo. Asegúrate de hacer esta descripción alrededor del rol, no de la persona. El rol de un individuo puede evolucionar a través del tiempo. En los negocios en crecimiento, esto podría estar impulsado por los intereses y capacidades particulares de esa persona o por factores históricos.

Comenzar por tu flujo de valor significa que definirás los roles según las necesidades del negocio, no de las personas con las que ya cuentas. Luego puedes alinear tu personal a esos roles de forma progresiva. Por supuesto, si vas a contratar a alguien, escribe siempre la guía de ruta del trabajo primero, esto te ayudará a definir lo que quieres, te permitirá tener claridad en el proceso de reclutamiento y asegurarte de que tu nuevo colaborador inicie con el pie derecho su carrera en tu empresa.

Mantenlo simple

No compliques tu estructura organizacional. Las estructuras complejas tienen sentido en corporaciones globales multimillonarias con decenas de miles de empleados en docenas de países. Sin embargo, pueden crear confusión y diluir las responsabilidades, además de fomentar la lucha por el poder entre diversas áreas dentro de la empresa.

Trata de mantener el número de capas a un mínimo absoluto. Esto significa tener el máximo alcance de control en cada nivel si puedes. Cada capa que agregues representa una sobrecarga adicional y una mayor interferencia en la comunicación. Cuantas más capas añadas, más difícil será asegurar una comunicación clara en toda la organización. De esta forma, la gente de abajo no entiende la visión y la gente de arriba no tiene idea de lo que está mal en la línea del frente.

Al seguir estos consejos tendrás un gran comienzo para construir una organización eficaz que respalde el crecimiento de tu negocio.

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*Fuente: TXM.