Cómo eliminar tres tipos clave de desperdicio para crear un ambiente de oficina eficiente
El pensamiento Lean define el desperdicio como toda actividad que no agrega un valor adicional para el cliente. Como ya has de saber, los siete tipos de desperdicio que se contemplan dentro de la filosofía Lean son el transporte, el inventario, el movimiento, la espera, la sobreproducción, el sobreprocesamiento y los defectos. Estos desperdicios se han definido originalmente para los procesos de fabricación, sin embargo, cuando se trata de oficinas o empresas prestadoras de servicios, estos suelen ser más difíciles de reconocer y por tanto, de eliminar,
Como el estratega Sun Tzu afirmaba, “conociéndote a ti mismo y a tu enemigo ganarás cualquier guerra”. Poniendo lo anterior en el contexto del que estamos hablando, para reducir el desperdicio en nuestras oficinas, necesitamos conocerlo y saber cómo se presenta. Podemos categorizar tres tipos clave de desperdicio dentro de los ambientes de oficina, los cuales encontrarás a continuación.
Transferencia
Esto puede ser causado por fallas en la transferencia de datos que se produce entre personas, departamentos o empresas.
Por lo general se presenta en cuatro formas:
Información inútil
Esto se traduce en esfuerzos y costos asociados a la recopilación de información que nunca se utilizará. También se presenta en forma de espera de datos, firmas, respuestas, decisiones, eventos clave, reuniones de revisión o disponibilidad de tareas clave.
Grandes lotes de información
El tiempo de entrega aumenta de forma significativa debido a la espera de esta.
Tareas redundantes
Hay muchas tareas que se realizan una y otra vez en medio del proceso, como inspecciones y revisiones, y hemos de revisar cuáles de estas pueden ser eliminadas.
Conocimiento
Esto puede ser causado por una falta de estandarización o gestión de calidad respecto al sistema de manejo del conocimiento dentro de la oficina, y a menudo sucede de las siguientes tres maneras:
Conocimiento que no se comparte
Información procesada por algunos individuos o sistemas tecnológicos que no es transmitida a otras personas.
Reinvención
Esto incluye el tener que reinventar el conocimiento existente, además de la necesidad continua de crear nuevo conocimiento ya que no se tiene ningún estándar.
Problemas de calidad
Esto deriva en tener que volver a trabajar en información de calidad deficiente que se está tramitando. También incluye problemas de control de calidad en la entrega de un producto o servicio.
Tiempo
Una pérdida de tiempo en los procesos empresariales suele deberse a una mala gestión del tiempo en torno a la planificación de tareas, que ocurre en forma frecuente de las siguientes tres formas:
Falta de nivelación de las cargas
La falta de estabilidad y la sobrecarga de trabajo generan atrasos y variaciones en el tiempo de entrega.
Tareas que paran y avanzan
Cada vez que una persona necesita reanudar su tarea, esta requiere una nueva configuración después de la interrupción.
Falta de sincronización
Las tareas que se realizan muy pronto o muy tarde generan espera por otras tareas y un largo tiempo de entrega. Para prevenir que este problema ocurra, deberíamos preguntarnos esto: ¿cuál es la prioridad?, ¿cómo definimos qué es prioridad?, ¿cuál es el momento correcto para iniciar cada tarea?
Si reconoces que en tu oficina estás experimentando los efectos de cualquiera de estos tres tipos de desperdicio, los principios de la filosofía Lean que han probado ser tan útiles en la fabricación pueden ser de gran valor para ayudarte a reducirlos, e incluso eliminarlos por completo.
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Fuente: TXM Lean Solutions.
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