Cómo implementar los principios de Lean Manufacturing en un negocio pequeño o una oficina

Si has leído algunos de nuestros artículos, seguramente has podido comprobar cómo las técnicas de Lean Manufacturing pueden ayudar a que las compañías fabricantes optimicen sus procesos, reduzcan el desperdicio, minimicen costos y aumenten su productividad. Sin embargo, si eres un administrador de una empresa pequeña o te encuentras en un ambiente de oficina más reducido, es posible que pienses que estos conceptos no son aplicables a tu labor.

De hecho, las estrategias de Lean Manufacturing pueden ayudar a que tu organización ahorre tiempo y dinero. Después de todo, entre los principios de Lean se incluye la eliminación del desperdicio, la implementación de una cultura de mejora continua, el respeto a tu fuerza laboral, hacer que tu trabajo sea a prueba de errores, mantener una tasa de producción nivelada y la producción Just in Time.

Todo esto se puede adaptar de forma muy fácil en la cultura empresarial dentro de una oficina con el fin de crear una mayor eficiencia y aumentar la calidad de tu trabajo. A continuación encontrarás algunas ideas acerca de cómo puedes aplicar las técnicas de Lean en tu negocio.

Elimina el desperdicio

Reducir el desperdicio es crucial para los grandes fabricantes ya que, dada la escala de su trabajo, una pequeña cantidad de desecho en un solo proceso puede derivar en costos significativos. Sin embargo, el hecho de que no estés a la cabeza de una línea de producción que elabore miles de autos al día no significa que el desperdicio no sea un problema para ti también.

Todas las compañías deben observar detenidamente todos sus procesos para ver dónde están perdiendo tiempo y recursos. Los principios de Lean dictan que los tipos de desperdicio más comunes ocurren en términos de transporte, inventario, movimiento, espera, sobreprocesamiento, sobreproducción y defectos.

Ahora bien, ¿cómo se traduce esto a un ambiente de oficina?

Tal vez tienes demasiados empleados que no tienen lo suficiente para hacer y sería mejor que subcontrataras partes de tu fuerza laboral y contrataras a profesionales independientes para ciertas tareas o durante periodos de mucho trabajo. Quizás imprimes todo y almacenas los archivos cuando es más económico invertir en una impresora y copiadora multifuncional que pueda escanear tus documentos, enrutarlos o archivarlos electrónicamente junto con tu software de administración de flujo de trabajo y gestión documental.

Investiga cómo reducir el desperdicio en todos tus procesos, luego documenta y comparte tus mejores prácticas para la colaboración de toda la empresa con este enfoque amigable con tu negocio y con el medio ambiente.

Crea una cultura de mejora continua

La mejora de tus procesos y de tu lugar de trabajo no es algo que deberías dejar para hacer cada cinco años, o cuando sea el momento de crear tu próximo plan estratégico. Los principios de Lean alientan a las compañías a mirar continuamente sus procesos y trabajar en formas de mejorarlos.

Eso puede significar que has de investigar, comprar e implementar nuevos sistemas tecnológicos para ayudar a automatizar o facilitar tu flujo de trabajo a través de la mejora de los procesos empresariales. O ser creativo sobre cómo simplificar los procesos de contratación e incorporación para minimizar las interrupciones y reducir los tiempos de capacitación.

Una cultura de mejora continua se centra en realizar cambios incrementales que ayudarán a tu negocio a largo plazo, a lo que en términos de Lean se conoce como Kaizen. Las empresas no siempre toman el tiempo necesario para innovar en este sentido, pero en definitiva deberían hacerlo.

¿No estás seguro de cómo poner esto en práctica? Una manera fácil de comenzar es establecer una reunión mensual en la que tus empleados puedan hacer una lluvia de ideas para mejorar los procesos y luego decidir en qué sugerencias vas a centrarte durante el próximo mes o trimestre.

Respeta a tu talento humano

Las compañías solo son tan exitosas como lo son las personas que trabajan para estas.

El respeto a tus empleados es un aspecto esencial de Lean Manufacturing. Puedes demostrarlo a tu staff de una forma activa en muchas maneras. Asegúrate de que no estén sobrecargados de trabajo, desafíalos sin exigir demasiado, ayúdales a entender los objetivos y actividades de la compañía y cómo se alinean con sus objetivos individuales, y encuentra formas de mantenerlos satisfechos con sus trabajos. Todo eso reducirá los errores y la alta rotación de trabajadores.

La alta rotación de empleados es más costosa de lo que la mayoría de los empleadores se dan cuenta. Un estudio de Employee Benefit News muestra que esto les cuesta a los empleadores un promedio de 15.000 dólares por empleado o el 33 por ciento de su salario anual. Sin embargo, la buena noticia es que, según el estudio, el 75 por ciento de la rotación es evitable.

Tu fuerza laboral está formada por individuos. Si los involucras de una manera efectiva y les das un sentido de propiedad sobre su trabajo, podrás confiar en que recibirás de parte de ellos un alto rendimiento constante y una producción de mayor calidad.

Todas las decisiones dentro de tu empresa deberían tomarse teniendo en cuenta su impacto en los empleados.

Haz que tu trabajo sea a prueba de errores

Lo último que quieres es producir trabajo que esté por debajo de los estándares de calidad establecidos.

Lean manufacturing fomenta la creación de sistemas para garantizar que el trabajo sea a prueba de errores, como los Poka-Yokes. Puedes implementar este modus operandi en tu empresa mediante la creación de controles e informes que detecten y corrijan errores antes de tiempo.

Esto podría implicar que se envíen los esquemas a un gerente antes de crear un plan de marketing completo, o que un colega verifique los números en una hoja de cálculo contable antes de que llegue a un cliente.

Para comenzar, identifica dónde su empresa está propensa a cometer errores y diseña soluciones que los detecten antes de que sean demasiado costosos.

Tener la tecnología adecuada en la empresa también puede ayudar a reducir los errores. Por ejemplo, puedes configurar una buena impresora multifuncional para realizar tareas como el escaneo de pedidos y el enrutamiento adecuado utilizando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, lo que reduce los errores humanos.

Implementa la producción Just in Time (JIT)

En términos de manufactura, asegurarte de no fabricar productos demasiado pronto, cosa que lleva a altos costos de inventario, es una forma importante de reducir los gastos generales y mejorar el flujo de efectivo.

El énfasis de la producción JIT está en producir lo que necesitas de una forma rápida y eficiente de acuerdo a la demanda. Esto es particularmente útil en el sector industrial, pues la demanda es predecible y así puedes gestionar tu flujo de trabajo durante todo el año.

Existen muchas maneras en que este mismo principio funciona en unas oficinas. Por ejemplo, puedes contar con un equipo capacitado de trabajadores independientes que estén disponibles para ayudarte cuando necesites producir algo, o esperar a que finalice la producción de un producto o informe hasta que sea necesario, pero con las plantillas predefinidas listas para usar.

Tales movimientos liberan a tu fuerza laboral para hacer otras tareas más productivas el resto del tiempo, como buscar nuevos negocios.

Nivela tu producción

Si bien la producción de JIT aumenta la agilidad de los empleados y los productos, los fabricantes que han implementado Lean también se centran en producir la misma cantidad de piezas todos los días para crear un programa de producción nivelado que anticipa la demanda pero no produce un exceso de producción. Las pequeñas empresas, sin embargo, pueden tener problemas con la estacionalidad.

Una forma clave de nivelar la producción es proporcionar descuentos, ahorros o plazos de pago más largos a aquellos clientes que ordenen por adelantado o durante tu temporada lenta. Al reorganizar el flujo de trabajo estacional de tu empresa, tus empleados siempre trabajarán a un ritmo razonable en lugar de tener que lidiar con períodos extremadamente ocupados.

Esto no solo asegurará que siempre tengas trabajo y dinero, también ayudará a reducir el estrés en tus empleados durante los momentos más ocupados, ya que su trabajo se distribuirá mejor a lo largo del año.

Los buenos procesos empresariales son un arte

Las empresas más exitosas refinan continuamente sus procesos y cuentan con la tecnología para facilitar la mejora continua en estos. Encontrar los procedimientos empresariales correctos te ahorrará dinero, reducirá el desperdicio, mejorará la satisfacción de tus empleados y distribuirá el trabajo con mayor habilidad a lo largo del año. Las compañías que logran el equilibrio correcto mantienen esa ventaja competitiva crucial.

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*Fuente: Forbes.