Cómo implementar un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, o ERP

En la fabricación moderna, una de las mayores inversiones que realizarás será un sistema de software de gestión empresarial. Esto significa implementar un sistema de planificación de recursos empresariales, o ERP. Sin embargo, a pesar de la alta inversión involucrada, la insatisfacción entre los usuarios de estos sistemas está muy extendida y que a menudo se los considera un «mal necesario», en lugar de un beneficio para el negocio.

¿Qué es un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, o ERP?

En su nivel más básico, un sistema ERP es una base de datos que registra las transacciones operativas de una empresa. Las transacciones de ventas, producción e inventario se registran y actualizan a medida que se produce la operación.

Por lo general, el sistema se integrará directamente con las cuentas de la empresa, reduciendo la doble entrada de datos y proporcionando información contable actualizada. El sistema a menudo también registrará los costos de las tareas de producción y generará indicadores clave de rendimiento para el negocio.

El Planificador de las Necesidades de Material (MRP), que está integrado en la mayoría de los sistemas ERP, va varios pasos más allá y está diseñado para convertir automáticamente un pronóstico de la demanda futura en futuros requisitos de producción, trabajo en progreso y materias primas. Es importante tener en cuenta que, si bien tu empresa puede necesitar un sistema ERP, es posible que no requiera utilizar la capacidad de un sistema MRP.

¿Por qué las empresas necesitan este software?

La mayoría de las empresas comienzan con un paquete de contabilidad simple como MYOB, XERO o Quickbooks. Si bien estos paquetes son fáciles de usar y tienen un excelente valor, cuentan con limitaciones al momento de manejar un volumen creciente de transacciones de fabricación. Muchos procesos terminan siendo administrados fuera de línea en hojas de cálculo y con frecuencia se requiere ingresar una gran cantidad de datos para transferirlos al sistema contable.

Realizar un seguimiento de los costos y garantizar que los productos se elaboren dentro del presupuesto es vital en la fabricación y requiere un sistema para registrar el consumo de mano de obra y materiales en comparación con los trabajos individuales y ponerlos en contraposición de los montos presupuestados.

¿Un sistema ERP mejorará la planificación de nuestra producción y los tiempos de entrega?

Un sistema ERP no mejorará la satisfacción de las necesidades de tus clientes. Son las personas quienes mejoran el rendimiento de la entrega al cliente, no las computadoras. Si tienes problemas con la planificación y la entrega a tiempo, es posible que solo agregar software empeore el problema al automatizar el caos.

Lo recomendable es que las compañías primero asignen un flujo de valor a sus procesos de producción y cadenas de suministro para encontrar las causas de sus problemas de entrega y luego implementen un mapa de estado futuro para solucionarlos. Las técnicas simples y visuales, como Kanban, suelen ser más efectivas y receptivas que los complejos sistemas de programación.

¿Cómo decidir qué necesitamos?

El primer error que cometen muchas empresas es que no logran descifrar lo que realmente necesitan o, en particular, lo que no necesitan. Como resultado, permiten que los proveedores de software especifiquen los módulos que recibe la empresa. Aquí existe un evidente conflicto de intereses, que deriva en que la mayoría de las empresas de software terminan vendiendo sistemas que son más complejos, capaces y costosos de lo que necesitan las compañías.

Tómate el tiempo necesario para hacer un mapa de tus procesos y definir con exactitud cuál es tu problema y qué requieres que el software haga por ti. Si no necesitas un módulo en específico en el momento, no lo compres, puedes añadirlo cuando lo creas pertinente.

Hay una sorprendente variedad de paquetes en oferta y el precio no siempre es una guía en cuanto a calidad y eficacia. Por lo tanto, usa tu red y pregunta. Los grupos industriales pueden conectarte con fabricantes que compartirán su experiencia contigo. Deja en claro lo que quieres y tómate el tiempo para seleccionar el producto adecuado para tu negocio.

Cómo hacer la implementación de la forma correcta

La primera regla de implementación de cualquier sistema es que cuanto más complejo sea, más difícil será aplicarlo. Por lo tanto, como lo mencionamos anteriormente, evita que te vendan software de más y ve solo por lo que necesitas. Muchos sistemas son modulares y te permiten expandirlos a medida que tu negocio crece en tamaño y complejidad.

El segundo paso es asegurarte de que los datos que ingresas en el sistema sean precisos. Si tus rutas, listas de materiales, datos de clientes y materiales son incorrectos, los resultados de tu sistema también lo serán. Es posible que los datos que creías precisos estén desactualizados y tu equipo los esté “acomodando” fuera de línea, así que tómate el tiempo para revisar todos los datos, así podrás comprobar que son correctos.

También es muy importante que le dediques tiempo a la planificación y te asegures de que le estás dando el tiempo y los recursos suficientes a la implementación. Es probable que tu negocio necesite algún tipo de software empresarial, como un paquete ERP, y a menudo te encontrarás con compañías que están satisfechas con su sistema. Esto es el resultado de que se han tomado el tiempo para seleccionar el sistema adecuado para su compañía y que han planificado y llevado a cabo la implementación a fondo.

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*Fuente: TXM.