Cómo introducir el pensamiento PDCA a la gestión visual de tu empresa

En una sesión informativa reciente de líderes de Lean en Best Practice Network, uno de los oradores exponía las virtudes del uso del pensamiento PDCA en muchos aspectos de nuestra vida laboral. Como un comentario al aire, mencionó el hecho de revisar nuestra gestión visual a través de la metodología PDCA. En este artículo exploraremos la importancia de esto e incluiremos algunos ejemplos para respaldar nuestra argumentación.

Pero primero, ¿qué es PDCA?

PDCA es la sigla de Plan – Do – Check – Act (Planear – Hacer – Verificar – Actuar), lo que también se conoce como el ciclo Deming, pues fue creado por Edwards Deming como parte de un proceso de mejora de calidad en los años 80. Esto incluye una línea de pensamiento que asegura que el círculo de la mejora continua sea completado.

El pensamiento PDCA se puede utilizar en muchos aspectos de tu negocio, desde el nivel más alto de la compañía hasta la reflexión diaria de cada persona. Es esa reflexión, que se ejecuta durante la fase de Verificación (Check), y el ajuste de nuestro comportamiento a través de la fase de Actuar (Act) lo que nos llevará a la mejora continua que estamos buscando.

¿Por qué se necesita PDCA en la gestión visual?

Construir el ciclo PDCA dentro de nuestros sistemas de gestión visual, teniendo en cuenta los pasos de Verificar y Actuar en particular, ayuda a que estos sean más efectivos para la mejora continua. Así como es importante considerar la forma en la que podemos verificar que un problema ha sido resuelto, saber cómo juzgar nuestra gestión diaria para saber si fue exitosa o no dependerá de cuán capaces seamos de determinar lo que consideraremos como un buen día, y qué tan eficaces seamos a la hora de transmitirlo a nuestro equipo de trabajo.

Y si no hemos tenido un buen día, ¿qué acciones necesitamos tomar para mejorar nuestro rendimiento mañana? Un buen sistema de gestión visual ayudará a nuestro equipo a responder a esta pregunta por sí mismo, y contribuirá a nuestros líderes a saber lo que nuestros equipos necesitan.

Ejemplos de PDCA en gestión visual

Planear (Plan)

Cada tablero de gestión visual incluirá diferentes aspectos de la fase de Planeación, como Asistencia, que muestra quién está disponible cada día y quién está fuera de la oficina; Horario, que comparte tus previsiones con el equipo para que vean de cerca el plan de producción; y Tarjetas de tareas, que indican las actividades que tu equipo se ha comprometido a completar cada día.

Hacer (Do)

A menudo la fase de Hacer es cubierta de manera muy fácil a través de un tablero de gestión visual. Esto puede incluir muchas maneras, como un Tablero de Tareas, un Horario o una Lista de Pendientes, asignando recursos a trabajos, a través de personas o equipos; Tarjetas, indicando claramente cuáles trabajos necesitan hacerse y cuáles han sido completados; y Hojas de Trabajo o Instrucciones, delineando las especificaciones de cada tarea.

Verificar (Check)

Los tableros de gestión visual están ahí para ayudar a nuestros equipos a verificar su estatus de una forma fácil. Los elementos que se pueden incluir aquí son Métricas, que muestran lo que hemos conseguido y si estamos cumpliendo las metas de forma regular; Tarjetas rojas o verdes, que nos permitan verificar fácilmente al día siguiente cómo completamos las tareas y si necesitamos tomar medidas adicionales hoy para finalizar las pendientes; y Objetivos Cumplidos, con los que a través de las métricas buenas podamos verificar si hemos alcanzado las metas.

Actuar (Act)

Y dando cierre al ciclo PDCA, en la fase de Actuar es importante usar la información que hemos obtenido durante el proceso para cambiar nuestro comportamiento cuando lo creamos necesario. Algunos elementos de gestión visual que pueden ayudarnos en este paso incluyen Tiras de preocupación, que una vez se mueven al Check resaltan que se necesitan más acciones; y Las Tres Cosas Principales, una lista que algunas empresas utilizan para resaltar las acciones que se necesitan para volver a la normalidad.

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*Fuente: TXM Lean Solutions.