Cómo las tecnologías colaborativas pueden mejorar la productividad de tu negocio

El aumento de la economía global y la distribución de la fuerza laboral ha llevado a que las organizaciones deban garantizar que sus equipos trabajen en equipo sin un mayor esfuerzo desde cualquier lugar y a cualquier hora.

Facilitar la colaboración es crucial para mejorar la productividad de nuestros trabajadores. El Institute for Corporate Productivity y el profesor Rob Cross, de la Universidad de Babson, realizaron una encuesta entre 1.100 compañías, donde encontraron que el trabajo colaborativo tiene cinco veces mayor probabilidad de tener como resultado un rendimiento más alto.

Además, un entorno laboral colaborativo ayuda a reducir costos, disminuir tiempos de entrega e incrementar el retorno de la inversión al conectar varios equipos para promover objetivos en común, fomentar los valores compartidos y construir relaciones.

Por el contrario, la ruptura de la comunicación y la falta de colaboración puede llevar a malos entendidos, retrasos, errores e ineficiencia, lo que impacta de forma muy negativa a la productividad.

Para alentar la colaboración entre equipos ubicados en diferentes locaciones, las organizaciones necesitan proporcionar a sus trabajadores las herramientas correctas que les permitan comunicarse y trabajar juntos de una manera rentable.

Cómo la colaboración mejora la productividad

El uso de tecnologías colaborativas ayuda a que las organizaciones, sin importar su tamaño, mejoren su productividad. Por ejemplo, la encuesta de ICP encontró que las compañías que usan herramientas como slack reportaron una reducción de un 49% en el monto de correos electrónicos, una disminución del 25% en el número de reuniones y un aumento del rendimiento de un 32%.

Por otra parte, una encuesta patrocinada por Cisco encontró que el 53% de las organizaciones indicaron que el uso de salas de reunión inteligentes ha ayudado a mejorar los procesos corporativos y el 54% de los líderes empresariales planean invertir más en soluciones colaborativas fáciles de usar.

¿En qué áreas en específico puede la colaboración mejorar la productividad?

Rompe con los silos al permitir a los miembros del equipo comunicarse entre departamentos. Esto reduce la fricción y el retraso en procesos operativos, al mismo tiempo que contribuye a construir una organización centrada en el cliente, por lo que los trabajadores pueden centrar su tiempo y esfuerzo en lo que de verdad importa.

Mejora la experiencia de usuario al conectar a los clientes con la persona indicada. Esto reduce el tiempo y recursos requeridos para la atención al cliente, por lo que menos empleados pueden prestar servicio a más consumidores sin comprometer la calidad.

Mejora la colaboración y las comunicaciones externas para fomentar las relaciones con los proveedores y reducir la fricción en el proceso de compra. De este modo, disminuyen los costos y aumenta la rentabilidad.

Habilita el intercambio de información en tiempo real para facilitar los procesos empresariales, mientras se minimizan las demoras y los errores que reducen la productividad y afectan la experiencia del cliente.

Agiliza los flujos de trabajo mejorando la comunicación entre departamentos para crear una organización ágil que pueda responder a la demanda del mercado de manera rentable.

Facilita la gestión de proyectos aumentando la transparencia y la visibilidad, manteniendo una línea de comunicación abierta y garantizando que todo esté encaminado para evitar errores y confusiones a largo plazo costosas.

Permite compartir información sobre políticas, programas, promociones, programación, presupuestos y demás para minimizar el tiempo que los empleados dedican a tareas administrativas.

Permite a los trabajadores obtener acceso a la información en tiempo real y localizar datos de forma rápida y precisa con un sistema de gestión de contenido.

Facilita la ejecución de proyectos e iniciativas garantizando que la información se pueda compartir de manera rápida y concisa. Ayuda a mejorar el tiempo de comercialización, aumenta la agilidad y optimiza la utilización de los recursos distribuidos.

Promueve la resolución de problemas en equipo, sobre todo para los trabajadores remotos, permitiendo que los empleados se reúnan, discutan y tomen decisiones con agilidad y precisión.

Elimina los problemas de control de versiones, que pueden provocar demoras, errores e ineficiencia, a través el intercambio de archivos en tiempo real, así los miembros del equipo no tienen que transferir documentos por correo electrónico.

Fomenta la innovación reduciendo el tiempo del ciclo desde la ideación hasta la implementación.

Permite que los empleados repliquen ideas de forma rápida aprovechando el talento de toda la organización.

Características clave a considerar al seleccionar las tecnologías colaborativas

Las empresas utilizan las redes sociales, el intercambio de documentos, el chat, la información de presencia, las conferencias web, la pizarra interactiva, las aplicaciones móviles, las aplicaciones de automatización y más para aumentar la productividad de sus empleados.

Usar la plataforma de colaboración adecuada es clave para impulsar la rentabilidad y la productividad en el entorno laboral. Sin embargo, con tantas tecnologías en el mercado, no siempre es fácil identificar la solución adecuada para nuestro negocio.

A continuación veremos algunos factores a tener en cuenta durante el proceso de selección:

Software basado en la nube. Reduce el costo de las gestiones en TI al tiempo que permite a los usuarios acceder al software en cualquier momento, desde cualquier lugar y utilizando cualquier dispositivo para que los empleados puedan ser productivos sin importar dónde trabajen.

Automatización del flujo de trabajo. Reduce los embotellamientos y garantiza que las personas adecuadas obtengan la información correcta en el momento adecuado para ejecutar diversos procesos operativos. Por ejemplo, al integrar la automatización de formularios con un sistema de gestión de documentos, podemos evitar tener que transferir de forma manual archivos y datos, lo cual es un proceso altamente ineficiente y propenso a retrasos y errores.

Intercambio de archivos en tiempo real. Permite a los miembros del equipo compartir, acceder, editar y recuperar los últimos archivos, datos, documentos y otros para evitar retrasos, errores y problemas de control de versiones.

Interfaces optimizadas para dispositivos móviles. Permiten a los usuarios acceder a la plataforma desde cualquier lugar utilizando dispositivos móviles para que puedan mantenerse conectados durante sus horas laborales y responder a las solicitudes de manera oportuna.

Análisis en tiempo real. Recopila y analiza datos de toda la organización y brinda a los usuarios información útil mediante tecnologías como el aprendizaje automático y el análisis predictivo para respaldar una toma de decisiones más precisa. Es decir, garantiza que todos actúen sobre la misma información para minimizar los errores.

Plataformas de búsqueda. Permiten a los usuarios usar palabras clave, etiquetas y filtros de búsqueda para localizar de forma rápida contenido, archivos y conversaciones anteriores, lo que solía ser una tarea que requería mucho tiempo y esfuerzo.

Calendario personal y grupal. Evita tener que programar tareas de forma manual, lo que consume mucho tiempo y es propenso a errores, al coordinar las reuniones y actividades del equipo con un mínimo de frustración.

Soporte de incorporación y capacitación. Brinda la capacitación y el soporte adecuados para que los empleados puedan maximizar su productividad utilizando todas las características de la plataforma.

Plataformas de integración. Se sincronizan con nuestros sistemas actuales para garantizar un intercambio de información preciso al minimizar la transferencia manual de datos, tarea que lleva mucho tiempo y es propensa a errores.

Software de seguridad. Protege los datos confidenciales aplicando los últimos protocolos de seguridad cibernética para que los empleados puedan compartir y acceder a la información mientras cumplen con las regulaciones de la industria.

Software para la gestión del tiempo de actividad. El tiempo de inactividad no planificado es muy costoso e impacta la productividad de toda la organización. La plataforma de colaboración debe tener redundancia incorporada y un plan integral de respaldo y recuperación para minimizar lo anterior.

Control de acceso. Permite que solo el personal adecuado vea, edite o comparta archivos o datos específicos para una seguridad óptima, al tiempo que garantiza que las personas correctas puedan obtener la información correcta para realizar su trabajo sin demora.

Cómo encontrar las soluciones de colaboración adecuadas

Al seleccionar herramientas de colaboración para mejorar la productividad de nuestros negocios, también hemos de tener en cuenta lo siguiente:

Requerimientos del negocio. La plataforma debe tener la capacidad de resolver los desafíos específicos de la organización, trabajar tanto para equipos internos como para socios externos, y cumplir con los objetivos a corto y largo plazo de la empresa.

Necesidades del personal. Hemos de revisar las necesidades de nuestros empleados para asegurarnos de elegir herramientas de colaboración que facilitan los procesos, agilizan los flujos de trabajo y mejoran el rendimiento del usuario. Las herramientas de colaboración no deberían crear más trabajo para los empleados.

Costo. Debemos tener en cuenta el retorno de la inversión y los gastos continuos de TI asociados a las actualizaciones y el mantenimiento para que podamos garantizar la rentabilidad y la alta productividad a largo plazo.

Soporte. Un proveedor confiable es quien nos brinda soporte técnico de primer nivel para ayudarnos a maximizar la productividad, asegurándose de que el software se ejecute de manera óptima y resolviendo los problemas de forma rápida.

Por último, una plataforma de colaboración efectiva debería garantizar que las personas adecuadas reciban la información correcta en el momento preciso para agilizar los procesos, eliminar los embotellamientos, minimizar los retrasos y reducir los errores de la manera más rentable posible.

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Fuente: CMS Wire.