Cómo los flujos de trabajo automatizados están transformando la vida en la oficina

En ocasiones, la oficina puede ser un lugar distópico, definido por reuniones monótonas para determinar quién es responsable de cada tarea, interminables conversaciones para ahondar en detalles, y largas jornadas en las que los trabajadores se sienten atrapados en un cubículo, a veces confundidos por no saber qué hacer. La buena noticia es que una oficina puede, por el contrario, convertirse en un lugar feliz y productivo en el que las personas conocen su rol y tienen las herramientas para triunfar.

En el pasado, cierto grado de distopía era la norma en muchas oficinas, sin embargo, esto está comenzando a cambiar con tecnologías como los sistemas de flujo de trabajo y la automatización de procesos. De hecho, los sistemas de flujo de trabajo son una de las categorías de mayor crecimiento dentro de las aplicaciones de software. De acuerdo con algunas estimaciones, se espera que el mercado para estos sistemas crezca en un 23% para 2021, alcanzando ventas de más de 9.87 billones de dólares.

Herramientas tecnológicas como estas están transformando la manera en la que trabajamos y haciendo que gestionar una oficina sea más sencillo que nunca. A continuación veremos tres áreas clave en las que los sistemas de flujo de trabajo y la automatización de procesos están cambiando la vida en la oficina.

Optimización de la gestión

Los sistemas de flujo de trabajo son un tipo de automatización que hace más fácil completar procesos al seguir un conjunto de pasos predeterminado. Para que la automatización involucrada en el flujo de trabajo funcione, es crítico que los procesos sean definidos cuidadosamente, apuntando las personas o equipos adecuados para realizar cada tarea. A esto se le conoce como modelado de proceso, en el que cada paso es definido y diagramado de forma visual, a menudo con una interfaz de usuario gráfica.

Las partes del proceso que no requieren intervención humana se automatizan, como el envío de correos electrónicos, la generación de órdenes de trabajo o el intercambio de documentos. El sistema de flujo de trabajo rastrea cada paso, enviando notificaciones al equipo cuando se hace necesario. Esto hace sencillo resaltar, reportar o revisar aquellos puntos en las que el proceso no está funcionando como debería, o identificar áreas de mejora.

Los sistemas de flujo de trabajo no solo son definidos por las necesidades del negocio, sino por las mejores prácticas y los puntos de referencia de la industria. Además, pueden abordar la manera y el orden en el que las tareas son realizadas. Antes de definir un flujo de trabajo, muchas organizaciones podrían tener en funcionamiento un proceso secuencial. Mediante el uso del flujo de trabajo, la empresa podría darse cuenta de que muchas de estas tareas pueden gestionarse en paralelo, ahorrando tiempo. Las reuniones y reportes de estado podrían también tomar menos tiempo, liberando a los empleados para enfocarse en labores de mayor valor.

Todo lo anterior hace que el entorno laboral sea más eficiente. Un reporte reciente encontró que, cuando las compañías implementan flujos de trabajo automatizados, los procesos se aceleran en un 20% o más.

Mayor calidad y productividad

Se ha probado que los flujos de trabajo mejoran la calidad en una gran variedad de sectores que involucran procesos complejos y un montón de documentos impresos, como la atención médica, la fabricación, la industria legal y las finanzas.

Estudios industriales indican que uno de los mayores beneficios de los flujos de trabajo radica en la clarificación de procesos cuando la organización se enfrenta a prioridades competitivas. Por ejemplo, en la atención médica, esto tiene un impacto directo en la calidad del cuidado del paciente. Si el gerente de limpieza del hospital envía a los trabajadores a la sala que más llama, en lugar de la sala a la que el flujo de trabajo los dirige, las habitaciones no estarán listas para el próximo paciente y las enfermeras estarán más frustradas con sus trabajos, lo que afecta negativamente la atención al paciente.

Los flujos de trabajo mejoran además la calidad en organizaciones que procesan altos volúmenes de documentos impresos, como la industria legal. El software ayuda a garantizar que ningún documento que se necesite firmar o aprobar se pierda, y que cada paso de un proceso se siga del modo correcto.

Soluciones para los problemas humanos

Uno de los desafíos más grandes a los que se enfrentan los seres humanos en un ambiente de oficina es la incertidumbre en cuanto a roles y responsabilidades. Las personas pueden no estar seguras sobre cuándo se supone que cumplan una tarea o dónde almacenar el trabajo cuando se completa. Es inevitable que tal confusión lleve a frustración y conflictos dentro del entorno laboral.

Los flujos de trabajo eliminan esta confusión, proporcionando un procedimiento paso a paso para cada proceso o tarea. Esto permite a la compañía obtener lo mejor de su personal, removiendo mucha de la distracción y desorganización que puede hacerles menos productivos.

Los flujos de trabajo pueden predeterminar tareas como las convenciones de nomenclatura para un documento, qué software usar, dónde almacenarlo, quién debe firmarlo o aprobarlo, y en qué orden se siguen estos pasos. De hecho, lo que puede hacer un sistema de flujo de trabajo solo está limitado por las necesidades específicas de la oficina y las mejores prácticas de la industria.

Los sistemas de flujo de trabajo y la automatización de procesos están transformando lo que alguna vez pudo ser un ambiente distópico en un entorno laboral en el que las personas se sienten más felices y pueden ser más productivas. Cuando cada persona comprende su papel y cómo puede cumplir con sus tareas de la mejor manera, es mucho más sencillo enfocarse en los objetivos de la empresa y trabajar como equipo de un modo más eficiente.

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Fuente: business.com.