Cómo superar la resistencia al cambio al implementar sistemas Lean

En muchas ocasiones, los sistemas Lean son implementados por las compañías cuando deben enfrentar un desafío inesperado y han identificado que requieren nuevas maneras de hacer negocio. De esta manera, el pensamiento Lean es introducido a las empresas, para superar el reto que tienen en frente y transitar de los viejos hábitos a una nueva mentalidad, lo que puede crear una reticencia dentro de nuestros equipos de trabajo si no hacemos lo correcto cuando tenemos que afrontar este tipo de situaciones.

Cuando esto sucede, el equipo no solo está gestionando la manera en la que va a lidiar con nuevos métodos, procedimientos, métricas y términos como Kanban o Takt Time, que muchas veces ni siquiera habían escuchado nombrar hasta ahora. Cada miembro del equipo debe además entender su propio nivel de malestar emocional y sus pensamientos en cuanto a probar nuevas ideas. La implementación de sistemas Lean afecta a la forma tradicional de hacer negocio cuando estos son revisados, modificados o incluso, abandonados. Esto puede generarnos miedo y desarrollar en nosotros cierto nivel de resentimiento con nuestros empleados.

Implementar Lean con nuestros líderes de equipo cuando no lo hemos hecho antes puede ser un doble desafío. Por una parte, la compañía puede contar con recursos y procedimientos limitados a la hora de ayudar a la transición de nuestros líderes hacia los sistemas Lean. Por otro lado, al realizar cualquier cambio en nuestros procesos, los empleados que no están conformes pueden bloquearlo sin intención, dependiendo de cuán alta sea la barrera que la reticencia haya desarrollado.

Teniendo en cuenta lo anterior, cabe plantearnos el siguiente interrogante, ¿cómo podemos superar la renuencia al cambio, obtener ganancias de manera rápida y progresar de una forma oportuna? A continuación encontraremos tres estrategias para mejorar la aceptación de nuestros equipos de trabajo hacia la aplicación de metodologías Lean.

Considera los puntos de vista iniciales

Las percepciones existentes hacia los sistemas Lean pueden ser muchas, incluyendo nuevas palabras, cambios en las responsabilidades, malas experiencias pasadas o incluso un punto de vista extremo, que considera que Lean conduce al despido de empleados. Además, dentro de las compañías, algunos empleados no están abiertos a trabajar en equipo, debido a la cultura empresarial existente, por lo que es difícil adaptarse a la cultura Lean. Estos pueden no estar de acuerdo con la filosofía, por tanto, no desearán trabajar juntos en las mejoras.

Si este es el caso, es importante considerar de una manera respetuosa estos puntos de vista y trabajar juntos, quizá de uno en uno, para superar estas barreras y obtener cierto nivel de participación en las pruebas para que puedan comprobar por sí mismos las ganancias. Otras opciones que podremos llegar a necesitar son cambiarlos de puesto o en casos extremos escalar la situación hacia la dirección para que nos brinde asistencia y podamos acabar con la oposición.

Si bien esto se considera sumamente importante, muchos gerentes conocen a sus empleados y su capacidad para cambiar roles y responsabilidades. En estos casos, entender estas reflexiones como primera medida es importante para planear transiciones sanas que llevarán a todos a una cultura Lean de mejora continua.

La manera en que te comunicas es importante

En general, vamos a necesitar todas las formas de comunicación posibles cuando presentemos los por qué, los cómo y las expectativas del cambio Lean. Después de que hagas el anuncio inicial a todo el mundo, has de comenzar a reunirte con tantos grupos como puedas. Haz uso de sesiones de comunicación cara a cara, pueden ser una forma efectiva para que los líderes transmitan mensajes positivos.

Tener una ubicación clave para que se muestre toda la información también es fundamental para mantener un canal de comunicación abierto. Un gran ejemplo de esto son los tableros de información visual.

No olvides hacer un buen uso de la interacción informal, como los tiempos de almuerzo. Mantén los tableros de anuncios en el área de trabajo y date una vuelta para hacer que la conversación sea genuina y aprovechar el tiempo para disipar los rumores negativos.

Nunca puede haber demasiada comunicación al crear un cambio en el lugar de trabajo, así que por favor, invierte el tiempo que sea necesario para que todos se unan a ti.

Introduce una mayor responsabilidad individual

En un ambiente de trabajo donde no existe Lean, los empleados no están listos para evaluar sus propias acciones y su rendimiento, mucho menos para ofrecer sugerencias de mejora. Al implementarlo, en un principio los miembros del equipo pensarán que el concepto de una responsabilidad aumentada es desalentador, en lugar de entender los beneficios de un mayor empoderamiento.

A veces encontramos que aquellos que están un poco más interesados en crear cambios son a quienes se les ha invertido más en capacitación y enseñanza de habilidades de pensamiento Lean. A su vez, son alentados a compartir su aprendizaje y resultados con otros en toda la empresa. Cuando estas personas comiencen a destacarse y tomar acciones para reducir el desperdicio, lo que les llevará a un rápido reconocimiento público, se mostrarán buenos resultados en el negocio.

A medida que Lean se implementa con el tiempo, los miembros del equipo llegarán a reconocerse a sí mismos como parte de un todo que no solo se enfoca en mejorar el negocio sino también en las personas, mientras aprenden a comunicarse y actuar en un entorno Lean.

Sabrás que has tenido éxito una vez compruebes que tus empleados en todos los niveles se están comportando como verdaderos líderes, están orgullosos de todo el proceso, en contexto con el área de producción y trabajando continuamente para mejorarlo.

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*Fuente: TXM.