Lean Government: cómo se están aplicando las metodologías Lean en los gobiernos

Cuando hablamos de Lean Government, nos referimos a la aplicación de los principios y metodologías que constituyen al Lean Manufacturing para identificar e implementar servicios gubernamentales que no solo sean eficientes, sino que añadan el mayor valor posible. Las agencias de gobierno han descubierto que, al aplicar los conceptos Lean, notan que que pueden entender mejor la manera cómo funcionan sus procesos, lo que facilita que puedan determinar en dónde pueden progresar, construyendo así una cultura que propende por la mejora continua.

La filosofía Lean enfocada a los gobiernos se orienta en gobernar y servir a los ciudadanos con respeto, ofreciéndoles un servicio continuamente mejorado reduciendo el desperdicio y la ineficiencia en los procesos, esto da como resultado tanto funcionarios comprometidos con su trabajo como mayor apoyo a programas respaldados por impuestos por parte de los ciudadanos. Además, un Lean Government, o gobierno Lean es un medio para expandir la capacidad de este para proporcionar más servicios por unidad de inversión.

¿Qué métodos y enfoques han utilizado los gobiernos para implementar un Lean Government?

Muchas de las metodologías de Lean Manufacturing, pensadas originalmente para la industria y la fabricación, se han adaptado en los gobiernos con éxito para identificar desperdicios, entendiéndose estos como aquellas actividades que no generan valor, en procesos administrativos, transaccionales y de oficina que son comunes en las agencias. Los métodos que más se utilizan por lo general para ello son el Value Stream Mapping, el Kaizen y las 5S.

Pincha aquí si quieres saber más sobre estas metodologías.

Los enfoques de Lean Government tienen en común las siguientes características:

Tener una perspectiva de servicio al cliente, que busca optimizar el valor que se le entrega al público, la comunidad regulada y otros interesados.
Involucrar a los empleados y agentes externos en mejoras continuas y actividades enfocadas en solución de problemas.
Las mejoras se implementan de una forma rápida en lugar de planificarlas por un tiempo prolongado.
Se busca reducir la variabilidad y complejidad en los procesos.
Se usan métricas de rendimiento y controles visuales para proporcionar una retroalimentación rápida y así mejorar la toma de decisiones en tiempo real y la resolución de problemas.
Se realiza un acercamiento a las actividades de mejora utilizando sistemas de pensamiento.

Ahora, hay que tener en cuenta que la filosofía de Lean Government no necesariamente promueve que se bajen los impuestos, solo que estos se utilicen de una manera más eficiente. La política fiscal es discernida por las ramas legislativas y ejecutivas con la supervisión de la rama judicial del gobierno. Lean Government es implementado por la función administrativa del gobierno a través de una orden ejecutiva, un mandato legislativo o decisiones administrativas departamentales, y puede ser aplicado en cualquiera de las tres ramas del poder público.

La eliminación de desperdicios aplicada a Lean Government

Como se mencionó anteriormente, muchos tipos de desperdicios, o actividades que no generan valor, son muy comunes en los procesos gubernamentales. Los métodos Lean se enfocan en identificarlos y eliminarlos. Estos son algunos ejemplos de desperdicios que pueden ser disminuidos mediante una adecuada aplicación de Lean Government:

Inventario: Retraso de trabajo, exceso de material o información
Defectos: Errores de datos, información extraviada
Sobreproducción: Reportes innecesarios, realizar trabajo no solicitado
Complejidad: Pasos en el proceso innecesarios
Esperas: Ciclos de aprobación innecesarios
Exceso de movimiento: Viajes a archivos o impresoras remotos
Artículos en movimiento: Enrutamiento de informes, almacenamiento de archivos
Recolección, uso y manejo de la información
Diseño e implementación de procesos de trabajo
La eficiencia y efectividad con la que los individuos realizan sus labores

¿Cuáles entidades ya están implementando metodologías de Lean Government?

Así como en los sectores de fabricación y servicios, muchas agencias gubernamentales, como el Environmental Protection Agency (EPA) y los estados de Iowa, Minnesota y Washington, en Estados Unidos, están utilizando la filosofía de Lean Manufacturing en conjunción con un enfoque Six Sigma para mejorar la calidad, transparencia y rapidez en sus procesos.

Como puedes ver, Lean Manufacturing es una filosofía que puede ser aplicada en cualquier sector económico. Pero, si quieres implementarla en tu empresa, lo mejor es que te informes y busques una buena asesoría que te permitirá sacarle el mayor provecho. Si deseas seguir conociendo los diferentes métodos Lean, puedes pinchar aquí para mayor información.

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