Tres maneras en las que puedes aplicar el método Kanban a tu vida diaria

Cuando vamos al trabajo cada día, tenemos en nuestra mente un horario súper estructurado, y creemos tener muy claras las tareas que tenemos programadas para la jornada, así como los tiempos que emplearemos en ejecutar cada una. Sin embargo, al llegar a nuestro escritorio muchas veces nos damos cuenta que no tenemos la mínima idea de por dónde comenzar siquiera a cumplir con nuestras actividades, incluso llegamos a preguntarnos “¿cómo ca… voy a solucionar este desastre?”. La respuesta a este interrogante se llama Kanban.

Que tus actividades del día a día estén mejor organizadas es el resultado que debes esperar cuando empieces a implementar un simple, pero a la vez constructivo plan de Kanban. Mejor aún, esos días en los que odiabas tu estación de trabajo solo porque no sabías cómo lidiar con todos los pendientes acumulados quedarán atrás.

Para empezar a aplicar Kanban a tus tareas diarias, todo lo que necesitas invertir es tiempo, es lo único que el sistema te pedirá. Bueno… también necesitarás un tablero y muchos post-it, o si te resulta más fácil, instalar una aplicación de Sticky Notes en tu ordenador. En este artículo te daremos algunos consejos para implementar esta herramienta, lo cual puedes hacer en muchos procesos diferentes.

Como Kanban es una herramienta de gestión que se basa en lo visual, es posible que esta metodología de Lean le sea bastante más fácil de implementar en cualquier proceso a una persona que la desconozca. Aquí te contaremos acerca de tres maneras en las que puedes aplicar Kanban en tus actividades del día a día.

Pero, antes de comenzar, no olvides estos principios clave de cualquier metodología de Lean Manufacturing que busques implementar:

Limitar el trabajo en progreso
Eliminar cualquier desperdicio

Ahora sí podemos continuar.

Tres formas en las que puedes implementar el método Kanban en tu lugar de trabajo o cualquier otro

Kanban te ayuda a completar tus tareas diarias

Las tres partes que componen un tablero Kanban son “pendientes por hacer”, “en proceso” y “completadas”. Lo recomendable es que, antes de comenzar tu día de trabajo, ubiques todas tus tareas asignadas para la jornada en el tablero de una forma ordenada.

Por ejemplo, si lo que tienes que hacer es escribir un artículo, lo más probable es que cuando estés haciendo la respectiva investigación la tarea esté puesta en la parte de “pendiente por hacer”; cuando ya lo estés redactando, este estaría bajo el título de “en proceso”; finalmente, cuando ya tu artículo esté terminado, lo pondrás bajo el rótulo de “completado”.

Realizar este sencillo proceso te dará una representación visual de tu flujo de trabajo y te quitará el miedo de no entregarlo antes de la fecha límite.

Kanban aumenta la productividad de tu equipo de trabajo

Un practicante de Kanban ha de conocer las tres partes fundamentales del tablero que te mencionamos anteriormente y además alentar a cada uno de sus empleados para que las siga. En un equipo que tenga un tamaño de 10 a 15 miembros, realizar un seguimiento de las actividades que lleva a cabo cada persona puede ser un problema. La eliminación de los obstáculos que cualquier proyecto puede conllevar es más fácil si todos los miembros de tu equipo van actualizando el tablero Kanban de forma regular. De esta manera te aseguras de que nunca más haya un retraso en las tareas programadas.

Cómo puedes aplicar Kanban a la depuración de espacios

Por supuesto, este es un proceso empresarial, pero también es posible para cualquier persona utilizar Kanban en procesos como la depuración. Existe una manera única en la que puedes depurar cualquier espacio renombrando las casillas de tu tablero Kanban. Como primera medida, los nuevos nombres que vas a usar son “lo que necesito”, “lo que quiero” y “lo que realmente necesito”. Como paso a seguir, has de clasificar los elementos que se encuentran en el espacio determinado ubicándolos en una de estas tres categorías.

Eso sí, asegúrate de ser lo más sincero posible mientras lo estás haciendo. A veces acumulamos y seguimos acumulando cosas pensando en que las necesitaremos en alguna instancia de la historia, y lo cierto es que en la gran mayoría de los casos ese momento nunca llega. Es por esto que existe la categoría de “lo que realmente necesito”.

Como paso final, asegúrate de conservar únicamente lo que de verdad vas a necesitar y deshazte de las cosas que ya no estés utilizando. Al convertir esto en un proceso que practicas de manera regular, llegará el día en que lo realices incluso sin darte cuenta.

Con el fin de que el trabajo que implica implementar Kanban sea más sencillo para todos, existen tableros Kanban digitales como Trello y SwiftKanban. Sin embargo, en el Software de iLEAN encontrarás integrada esta y otras herramientas de Lean Manufacturing.

Sin importar los métodos empresariales que utilices, un juicio correcto que te lleve a implementar la metodología adecuada es la premisa más importante para que cualquier herramienta que apliques en tu empresa o tu vida diaria tenga el éxito que esperas.

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*Fuente: Lean Six Sigma News.